Lagring av fakturaer: Hva må du oppbevare og hvor lenge?

Janni
for 5 døgn siden
2 min lesing

To kvinner som jobber sammen med fakturaarkivering på laptop – illustrerer digital lagring av fakturaer for småbedrifter

Visste du at du er lovpålagt å ha kontroll på lagring av fakturaer i minst fem år? Mange småbedrifter glemmer dette – og det kan bli dyrt. Vi forklarer reglene enkelt og gir deg tips til hvordan du håndterer faktura arkivering og bokføringskrav trygt og effektivt.

Hvorfor må du lagre fakturaene?

Bokføringsloven og kravet til dokumentasjon

Når du driver næringsvirksomhet, må du kunne dokumentere inntekter og utgifter. Fakturaene dine er en del av det som kalles "primærdokumentasjon" i Bokføringsloven. Dette betyr at Skatteetaten kan kreve å se dem hvis de vil kontrollere regnskapet ditt.

Hva skjer hvis du ikke følger reglene?

Manglende oppbevaring kan føre til tvangsmulkt eller skattebøter. I verste fall kan det også påvirke fradragene dine, fordi du ikke kan dokumentere kostnadene.

Hvor lenge må fakturaer og bilag oppbevares?

Minimum fem år – men ofte lengre

Ifølge Bokføringsloven skal du oppbevare fakturaer og bilag i minst fem år etter regnskapsårets slutt. Men merk deg: For enkelte typer dokumentasjon, som kjøpsdokumentasjon på varige driftsmidler, gjelder en oppbevaringsplikt på ti år.

Fysiske og digitale fakturaer – samme krav

Det spiller ingen rolle om du lagrer fakturaene på papir eller digitalt – kravene til oppbevaring gjelder uansett. Digitale fakturaer må lagres i originalformatet, for eksempel PDF eller EHF.

Slik lagrer du fakturaene trygt

Bruk et godt fakturaprogram (som Fakturert.no)

Med Fakturert.no har du alltid fakturaene dine lagret digitalt, oversiktlig og lett tilgjengelig. Du slipper å bekymre deg for bortkomne papirer.

Husk sikkerhetskopiering

Selv om du bruker et digitalt system, er det smart å sørge for at dataene dine er sikkerhetskopiert. På den måten er du trygg hvis noe skulle skje.

Slik unngår du datatap og rot

Lag faste rutiner for arkivering. Unngå å lagre dokumentene spredt på ulike enheter. Bruk skybaserte løsninger eller sikre servere, og ha en tydelig mappestruktur.

Ofte stilte spørsmål om fakturaarkivering

Må jeg lagre e-postfakturaer?
Ja! Fakturaer sendt som vedlegg på e-post må lagres i originalformat, for eksempel som PDF. Ikke stol på at de bare ligger i e-postinnboksen.

Hva med faktura sendt på SMS?
Hvis du bruker Fakturert.no sin SMS-tjeneste, lagres fakturaen automatisk i systemet. Du må likevel sørge for at arkiveringen følger kravene i Bokføringsloven.

Kan jeg bruke kun papir eller kun digital lagring?
Ja, begge deler er lov. Men digitale løsninger er ofte enklere å søke i, sikkerhetskopiere og oppbevare over lang tid.