
PDF, EHF, papir. Hvilket fakturaformat passer egentlig best for kundene dine?
Når du sender fakturaer, kan valget av format gjøre en stor forskjell. Riktig fakturaformat handler ikke bare om hva som er enklest for deg – det påvirker også hvor raskt du får betalt, hvor profesjonelt det ser ut for kunden, og hvor mye ekstraarbeid du unngår. I denne artikkelen får du en rask oversikt over de tre vanligste formatene, så du kan finne det som passer både deg og kundene dine best.
Les også: Hva må en faktura inneholde?
PDF-faktura: Fleksibel og enkel
PDF-fakturaer er enkle å sende og svært kostnadseffektive å distribuere. Perfekt for deg som vil holde kostnadene nede og unngå papirarbeid. Bare lag fakturaen, send den på e-post, og du er ferdig. Du kan også tilpasse fakturaen med din egen logo, noe som kan styrke bedriftens merkevare.
PDF-filer er også lett tilgjengelige og kan åpnes på nesten alle enheter, noe som gjør det enkelt for kundene dine å laste ned og lagre fakturaene. En annen fordel er at PDF-filer kan være passordbeskyttet for ekstra sikkerhet, noe som kan være en trygghetsfaktor.
Passer for: Mindre bedrifter og kunder som foretrekker fakturaer på e-post.
EHF-faktura: Sømløst og profesjonelt
EHF-faktura (Elektronisk Handelsformat) er gullstandarden for bedrifter som fakturerer andre bedrifter. Fakturaen sendes direkte til kundens økonomisystem, klar til betaling. Ingen manuell inntasting, ingen feil. Det er både raskt og profesjonelt – og mange større bedrifter og offentlige etater krever faktisk EHF.
En ekstra fordel med EHF-faktura er sporbarheten. Siden fakturaen går direkte gjennom sikre, elektroniske kanaler, kan du enkelt finne ut om fakturaen er levert, åpnet og til behandling. Dette gir både deg og kunden bedre kontroll og innsikt i betalingsstatus.
Passer for: Større bedrifter, offentlige kunder og B2B-forhold der effektivitet er viktig.
Papirgiro: Tradisjonelt og pålitelig
Noen kunder liker fortsatt å få fakturaen i posten. Papirgiro gir dem en fysisk påminnelse – noe som kan gjøre det lettere å holde oversikt. Papirfakturaer gir også en følelse av håndfast dokumentasjon som kan være nyttig for kunder som foretrekker å arkivere fakturaene fysisk. Dette formatet kan også gi et personlig preg, som noen kunder setter pris på.
En annen fordel er tilgjengeligheten, særlig for kunder som ikke er komfortable med digitale løsninger. Papirformatet krever ingen digitale enheter eller programmer, noe som gjør det til et universelt format.
Passer for: Kunder uten digitale løsninger eller som ber om faktura på papir.
Hvilket fakturaformat bør du gå for?
Valg av fakturaformat handler om å finne den løsningen som både gjør det enklest for kunden og mest effektivt for deg. Med et fleksibelt fakturaprogram som Fakturert.no kan du gi kundene akkurat det de trenger – enten det er en PDF på e-post, en rask EHF, eller en papirgiro i posten. På denne måten kan hver kunde få fakturaen levert i det formatet som passer dem best, noe som gjør betalingsprosessen smidigere for begge parter.
Anbefalt lesning: Hva gjør du hvis du har sendt en faktura med feil?
Comments