Hva er EHF-faktura, og hvem kan sende og motta den?

Elektronisk Handelsformat (EHF) er Norges versjon av et felleseuropeisk elektronisk format som er utviklet for å forenkle utvekslingen av forretningsdokumenter som fakturaer og kreditnotaer. Det spesielle med EHF er at det er utformet for å gjøre det mulig for maskiner å lese og forstå innholdet, noe som fører til en mer effektiv og sikker prosess.

Hva er EHF, og hvorfor bruke det?

EHF er mer enn bare en alternativ metode for å sende fakturaer; det er et dedikert format som sikrer at fakturaer går direkte fra et fakturaprogram/regnskapssystem til et annet. Dette eliminerer behovet for manuell håndtering og reduserer risikoen for feil.

I Norge er det pålagt for offentlige virksomheter å motta fakturaer som EHF. I tillegg ser vi at flere private selskaper også tar i bruk EHF. Årsaken er enkel: det sparer tid og øker sannsynligheten for raskere betaling. Dette skyldes at EHF-fakturaer leveres direkte til mottakerens regnskapssystem, noe som betyr at de blir behandlet umiddelbart uten behov for manuell inntasting eller skanning.

Hva trenger du for å sende en EHF-faktura?

For å sende en EHF-faktura må du bruke et fakturaprogram som støtter EHF-formatet. Når du har dette på plass, må du sørge for at følgende er oppfylt:

1. Organisasjonsnummer: Mottakeren av fakturaen må være registrert med et organisasjonsnummer i ditt fakturaprogram. Dette nummeret fungerer som fakturaens "adresse" når den sendes som EHF. Organisasjonsnummeret sikrer at fakturaen når riktig mottaker.

   
   

2. Registrering i ELMA: Mottakeren må også være registrert i ELMA (Elektronisk Mottakeradresseregister). Dette er et norsk register hvor bedrifter må være registrert for å kunne motta EHF-fakturaer. Fakturaprogrammer som Fakturert vil automatisk informere deg om en kunde er registrert i ELMA og kan motta EHF-faktura.

   
   

3. "Deres referanse": Det er vanlig å oppgi en referanse på fakturaen, som for eksempel en kontaktperson eller et ressursnummer. Dette hjelper mottakeren med å identifisere fakturaen og behandle den korrekt.

   
   

Hva er ELMA?

ELMA, eller Elektronisk Mottakeradresseregister, er et norsk register der bedrifter må være registrert for å kunne motta EHF-fakturaer. Registreringen i ELMA gjøres vanligvis direkte gjennom fakturaprogrammet ditt, og det er en viktig del av prosessen for å sikre at fakturaen din når riktig mottaker.

Hvis du er usikker på om din egen bedrift eller en kunde kan motta EHF-fakturaer, kan du enkelt sjekke dette ved å besøke ELMA-registerets nettsider. Der kan du søke opp bedrifter og bekrefte om de er registrert for å motta EHF-fakturaer.

Hvordan sende EHF-faktura i Fakturert

Å sende en EHF-faktura i Fakturert er enkelt. Følg disse stegene:

• Logg inn: Start med å logge deg inn i Fakturert.

• Opprett faktura: Klikk på knappen "Ny faktura" for å lage en ny faktura.

• Fyll inn detaljer: Legg inn alle nødvendige fakturadetaljer som varer, tjenester og beløp. Klikk her for å lese mer om hvilke opplysninger en faktura må inneholde.

• Velg forsendelsesmåte: Velg "Send som EHF" som forsendelsesmåte, og legg inn kundens organisasjonsnummer.

  
  

Deretter er fakturaen klar til å bli sendt direkte til kundens regnskapssystem som en EHF-faktura.

Å sende faktura som EHF er en effektiv og sikker måte å håndtere fakturering på. Det sparer tid, reduserer risikoen for feil, og øker sjansen for raskere betaling. Med et fakturaprogram som støtter EHF, som for eksempel Fakturert er det enkelt å sende EHF-fakturaer og dra nytte av fordelene dette formatet gir.

Send faktura i dag!