Vi får innimellom henvendelser fra kunder om fakturaer som ikke når frem til mottakeren. I denne artikkelen går vi gjennom de vanligste utfordringene og hvordan de kan løses.
Feil i fakturaen
Dersom du har fakturert for mye eller gjort andre feil på en faktura, er løsningen å sende en kreditnota. Denne fungerer som en annullering av den opprinnelige fakturaen, og skal reflektere det samme beløpet som ble feilaktig fakturert. En kreditnota kan også justere ned summen på en faktura, noe som vil trekke fra på kundens totale skyldige beløp. Dette sikrer at kunden ikke betaler mer enn hva som faktisk skyldes.
Mulige årsaker og løsninger
Hvis en faktura mislykkes i å nå kunden, kan årsakene variere basert på forsendelsesmetoden:
E-post: Det er avgjørende å sørge for at e-postadressen til mottakeren er korrekt. En enkel skrivefeil i e-postadressen kan være årsaken til at e-posten ikke kommer frem. Dobbeltkontroller derfor at du har skrevet inn riktig e-postadresse på kundekortet. Selv om fakturaen er sendt, kan den havne i mottakerens søppelpost. Bedrifter bør derfor råde sine kunder til å sjekke sin spam-mappe og justere filterinnstillingene for å unngå dette problemet.
Vanlig post: Hvis du har sendt en faktura med vanlig post, har vi skrevet den ut, pakket, frankert og postlagt den. Utfordringene som kan oppstå inkluderer feil adressering eller uklart merkede postkasser, noe som kan føre til at fakturaer returneres til avsender eller aldri når fram. Det er viktig at alle sendte fakturaer har en korrekt adresse for å minimere denne risikoen.
Konsekvenser og ansvar ved ikke mottatte fakturaer
Det er vesentlig å merke seg at en faktura anses som gyldig fra det øyeblikket den sendes. Det er ikke et krav at fakturaen faktisk må være mottatt av adressaten for å opprettholde sin gyldighet. Så lenge avsenderen kan dokumentere at fakturaen ble sendt på en betryggende måte til den adressen mottakeren har oppgitt, overføres risikoen for mottak til mottakeren.
Skulle fakturaen ikke nå fram, kan dette resultere i at kunden mottar en purring og eventuelt inkasso. Dette understreker betydningen av at avsender sikrer korrekt og dokumentert forsendelse. Skulle det oppstå uenigheter eller rettslige etterfølgelser relatert til ikke mottatte fakturaer, er denne dokumentasjonen kritisk.
Viktigheten av effektive fakturasystemer
For bedrifter er det avgjørende å ha effektive systemer for utsendelse og oppfølging av fakturaer. Ved å bruke et fakturaprogram som Fakturert, sikres det at fakturaene ikke bare når frem til rett tid og sted, men også at eventuelle feil kan rettes opp hurtig og effektivt.