En kreditnota er et dokument du bruker for å korrigere en feil i en faktura du allerede har sendt. Det er som en omvendt faktura. Om du gjør en feil, kan du ikke bare slette den gamle fakturaen eller sende en ny en. Du må bruke en kreditnota for å kansellere den feilaktige fakturaen og deretter sende en ny korrekt faktura. Dette sikrer at regnskapet ditt er riktig.
Hvordan kreditnota virker:
Kreditnotaen kan enten kansellere hele eller deler av en faktura. Den blir brukt i regnskapet som bevis på at en faktura er kansellert. Hvis kunden allerede har betalt, kan kreditnotaen virke som en slags tilgodelapp. Kunden kan da få pengene tilbake, eller bruke beløpet i en senere handel. Hvis du har sendt en faktura, må du også sende kreditnotaen til kunden som bevis på at de ikke trenger å betale den originale fakturaen. Hvis fakturaen ikke er sendt, trenger du kreditnotaen for ditt eget regnskap.
Når man trenger kreditnota:
Du bruker kreditnota når det er en feil i fakturaen. Vanlige feil kan være feil moms-sats, faktura sendt til feil kunde eller glemt rabatt. Kreditnotaen brukes også når kunder returnerer varer og har penger til gode.
Nødvendig informasjon i en kreditnota:
En kreditnota skal ha den samme informasjonen som den opprinnelige fakturaen. Dette blir vanligvis tatt hånd om automatisk når du bruker fakturaprogrammer som Fakturert.
Hvorfor kan ikke fakturaer slettes?
Du kan ikke bare slette en faktura, dette er fordi hver faktura har et unikt nummer. Ved en eventuell kontroll, som et bokettersyn fra Skatteetaten, må du kunne vise en sammenhengende rekkefølge av fakturanumre. Kreditnotaen hjelper deg å holde orden på dette.