Slik sender du faktura til offentlig sektor (EHF-faktura)
- Janni
- for 1 døgn siden
- 4 min lesing
Offentlige kunder vil ha EHF – ikke PDF.
Kravet er tydelig, og mange leverandører blir avvist fordi de sender feil format.
Her får du vite hva EHF er, hvorfor det er nødvendig, og hvordan du enkelt sender EHF-faktura i Fakturert. Målet? At fakturaen din blir godkjent med én gang – og betalingen kommer raskere.
Hva er en EHF-faktura?
EHF står for “Elektronisk handelsformat” og er standarden for elektronisk fakturering i Norge.
Fakturaen sendes direkte fra ditt fakturaprogram til mottakerens økonomisystem – uten e-post, vedlegg eller manuell behandling.
Det betyr at fakturaen ikke kan forsvinne, havne i spamfilteret eller bli tastet feil.
Alt skjer digitalt, sikkert og automatisk gjennom Peppol-nettverket – det europeiske systemet for elektronisk fakturering.
Kort sagt: EHF gjør jobben enklere for både deg og kunden.
Hvorfor krever det offentlige EHF?
Alle statlige og kommunale virksomheter må motta EHF-faktura.
Dette kravet kom for å effektivisere saksbehandling, redusere feil og spare tid og penger.
Når du sender EHF, slipper mottakeren å registrere fakturaen manuelt – og du får raskere bekreftelse på at den er mottatt.
Det er tryggere, enklere og mer profesjonelt.
Slik sender du EHF i Fakturert (steg for steg)
I Fakturert gjør du alt på samme måte som når du sender en vanlig faktura – du velger bare EHF som format.
Opprett faktura som vanlig.
Skriv inn kundens organisasjonsnummer.
Kryss av for Send EHF.
Fakturaen sendes automatisk via Peppol-nettverket.
Vil du vite forskjellen mellom formatene?
Kan kunden din motta EHF?
De fleste offentlige virksomheter, og mange private bedrifter, kan ta imot EHF.
Når du legger inn organisasjonsnummeret i Fakturert, sjekker systemet automatisk mot ELMA-registeret. Det er registeret over virksomheter som kan motta EHF.
Får du treff, sendes fakturaen elektronisk som EHF.
Hvis ikke, kan du velge å sende den som PDF på e-post eller som brevpost.
Er du usikker på om fakturaen din har alt som kreves?
Se vår sjekkliste:👉 Hva må en faktura inneholde i 2025?
Krav fra offentlige kunder – unngå avvisning
Offentlige virksomheter er nøye på detaljer.
Hvis noe mangler, blir fakturaen avvist. Derfor lønner det seg å dobbeltsjekke informasjonen før du sender.
Pass på at du har:
Kundens referanse: som ofte er navnet eller ressursnummeret til personen som har bestilt.
Ordrereferanse: for eksempel prosjektnummer, ordre-ID eller bestillingsnummer.
Riktig MVA-sats: 25 %, 0 % eller annen sats der det gjelder.
Organisasjonsnummer: skrevet riktig, uten mellomrom.
Klare varelinjer: med beskrivelse, antall og pris.
Jo mer nøyaktig fakturaen er, desto raskere går den gjennom.
Vanlige feil og hvordan du løser dem
Feil organisasjonsnummer
Systemet varsler deg automatisk hvis organisasjonsnummeret er ugyldig eller mangler i ELMA-registeret. Sjekk at du har skrevet riktig nummer, og oppdater kunden før du sender fakturaen på nytt.
Manglende kundereferanse eller ordrereferanse
Be kunden oppgi riktig informasjon og legg den inn i de aktuelle feltene før du sender på nytt.
Feil MVA-sats
Lag en kreditnota, rett opp satsene, og send fakturaen på nytt.
Sendt feil format
Hvis kunden skulle hatt EHF, men du sendte PDF – krediter den og send på nytt i riktig format. Det tar under ett minutt i Fakturert.
Når skal du bruke EHF – og når passer andre formater?
Offentlig sektor: EHF er obligatorisk.
Næringskunder: EHF anbefales, men PDF på e-post går fint hvis de ikke er registrert i ELMA.
Privatpersoner: EHF gjelder ikke. Bruk e-post eller brevpost.
Hvis kunden ikke finner fakturaen
EHF-fakturaen leveres direkte til mottakerens økonomisystem.
Men noen ganger blir den liggende i påvente av manuell godkjenning.
Be kunden søke opp fakturaen i systemet sitt ved hjelp av fakturanummer og dato.
Finner de den fortsatt ikke, kan du laste ned visningskopien (PDF) fra Fakturert og sende den som dokumentasjon.
❓ Ofte stilte spørsmål
Kan jeg sende EHF til privatpersoner?
Nei, EHF gjelder kun for virksomheter registrert i ELMA.
Må alle bedrifter bruke EHF?
Bare ved fakturering til offentlig sektor. I privatmarkedet er det frivillig, men stadig mer vanlig.
Hva koster det å sende EHF i Fakturert?
EHF-forsendelser koster 3 kr eks. mva. per faktura og faktureres i henhold til gjeldende avtalevilkår.
Hvordan retter jeg feil?
Lag en kreditnota og send på nytt. Det tar bare et par klikk.
Kan jeg legge ved dokumenter i EHF?
Ja, du kan legge ved timelister, ordrebekreftelser eller bilder. Alt følger med EHF-forsendelsen automatisk.
Gjør fakturaen enklere å godkjenne
Legg alltid ved dokumentasjon som underbygger fakturaen:
Signert timeliste eller arbeidsrapport
Ordre eller bestilling
Leveringsbekreftelse eller bilder
Dette gir raskere godkjenning og færre spørsmål fra mottaker.
Når EHF ikke er mulig
Noen kunder kan ikke motta EHF. Da kan du velge:
PDF på e-post: Standardvalg for de fleste.
Brevpost: Brukes der elektronisk faktura ikke er aktuelt.
SMS-varsling: Kunden får en lenke til fakturaen rett på mobilen.
Les mer om funksjonen her:👉 Send fakturaen på SMS – raskt og enkelt
Klar til å sende din første EHF?
Opprett gratis konto hos Fakturert.no og send profesjonelle EHF-fakturaer på 1–2–3.
Enkelt, trygt og effektivt – slik fakturering bør være.