Når du sender en faktura, forventer du som regel at den blir betalt innen fristen. Men hva gjør du når en kunde plutselig bestrider den? Kanskje de er uenige i prisen, mener at timeantallet er feil, eller rett og slett ikke vil betale. Uansett hva årsaken er, kan en slik situasjon være frustrerende og vanskelig å håndtere. La oss se på hva du kan gjøre for å løse dette på en effektiv og profesjonell måte.
Start med å forstå innsigelsen
Når en kunde bestrider en faktura, har de faktisk rett til å gjøre dette fra dagen fakturaen ble sendt. Å bestride en faktura er ikke det samme som å ignorere den. Det betyr at kunden formelt melder fra om at de mener det er noe feil med den. Dette kan handle om alt fra uenighet om pris eller antall timer til at fakturaen inneholder faktiske feil. Det er også tilfeller hvor kunder rett og slett ikke ønsker å betale, uavhengig av om fakturaen er korrekt eller ikke.
Det viktigste du kan gjøre i en slik situasjon er å lytte til kunden og forstå hva problemet er. Før du tar noen videre steg, må du få klarhet i hva innsigelsen dreier seg om. Ta kontakt med kunden og spør direkte hva de er uenige i, og om de kan gi en forklaring.
Anbefalt lesing: Hva gjør du hvis du har sendt en faktura med feil?
Sett prosessen på pause når kunden bestrider fakturaen
Har du allerede sendt purringer eller inkassovarsler til kunden, er det viktig å fryse denne prosessen så snart innsigelsen er registrert. Det er ikke lov å fortsette med inkasso på et krav som er omstridt. Dette betyr at du må stoppe alle forsøk på å kreve inn pengene inntil du og kunden har kommet til en enighet. Dersom dere ikke klarer å bli enige, må saken til slutt sendes til Forliksrådet for en juridisk avgjørelse.
Hva er riktig for deg?
Hvis du mener at fakturaen din er korrekt og at kravet er rettmessig, er det ingen grunn til å gi opp. Du har rett til å forfølge kravet ditt, selv om kunden bestrider det. Men dersom du etter å ha lyttet til kunden ser at det faktisk kan være en feil – for eksempel feil timeantall, pris, eller en vare som ikke ble levert som avtalt – bør du vurdere å justere kravet.
Her har du noen muligheter:
Gi et prisavslag: Dette kan være en enkel og rask løsning dersom du ser at det er grunnlag for en justering, men ikke ønsker å kreditere hele fakturaen.
Krediter hele eller deler av fakturasummen: Hvis du er enig i at en større feil er gjort, kan det være riktig å kreditere hele eller deler av beløpet. Dette kan bidra til å opprettholde et godt forhold til kunden og unngå en lengre konflikt.
Dokumentasjon er nøkkelen
Uansett hva innsigelsen gjelder, er det viktig at du dokumenterer alt grundig. Sørg for å ha klare avtaler og ordrebekreftelser, slik at du enkelt kan vise til hva dere har blitt enige om. Hvis kunden for eksempel mener at timeantallet er for høyt, kan du vise til timelister eller annen dokumentasjon som bekrefter arbeidet som ble gjort.
God dokumentasjon gjør det lettere å håndtere innsigelser, da du raskt kan avgjøre om det er grunnlag for en justering, eller om du står på ditt.
Hva gjør du hvis dere ikke blir enige?
Dersom dere ikke klarer å komme til en løsning på egen hånd, kan det være nødvendig å involvere Forliksrådet. Forliksrådet er den laveste instansen for behandling av sivile tvister i Norge, og deres dom kan brukes som grunnlag for å sende kravet videre til Namsfogden dersom kunden fortsatt nekter å betale.
Det kan være en kostnad på rundt 2.000 kroner å sende en sak til Forliksrådet, og denne summen forskutteres av deg som kreditor. Men husk, hvis du vinner frem, legges denne kostnaden på kravet til skyldneren.
Å sende en sak til Forliksrådet kan virke som et dramatisk steg, men det kan også være nødvendig dersom det ikke er mulig å komme til enighet. Det er viktig å huske at dette ikke trenger å bety slutten på samarbeidet med kunden – mange tvister løses på dette stadiet, og relasjonen kan fortsette som før.
Tips for å unngå fremtidige konflikter
Ingen ønsker å havne i en situasjon hvor kunden bestrider fakturaen, men det er noen grep du kan ta for å redusere sannsynligheten for at dette skjer.
Vær tydelig i dine avtaler: Sørg for at alle avtaler er skriftlige og godt dokumentert, enten det gjelder pris, leveringstid eller spesifikasjoner på tjenesten eller varen. Jo mer tydelig du er fra starten av, jo mindre sannsynlig er det at det oppstår misforståelser som fører til konflikter senere.
Hold kunden oppdatert: Hvis det oppstår endringer underveis i et prosjekt, som for eksempel økning i pris eller timeantall, bør du informere kunden så raskt som mulig. Åpen kommunikasjon kan bidra til å unngå uenigheter ved fakturering.
Klar og korrekt faktura: En ryddig faktura med tydelig beskrivelse av hva som er levert, er avgjørende for å unngå tvister. Kunden bør enkelt kunne forstå hva de betaler for, og hvordan totalbeløpet er beregnet.
Klikk her for å lære mer om: Hva må en faktura inneholde?
Hvordan Fakturert.no kan hjelpe deg
Når du bruker Fakturert.no til å sende fakturaer, har du full oversikt over betalingsoppfølgingen. Du kan enkelt holde oversikt over hvilke fakturaer som er overført til Collectors for purring og inkasso. Hvis en kunde bestrider en faktura, kan du raskt sette prosessen på pause og stoppe videre purringer eller inkassotiltak. Skulle det være behov for å justere kravet, kan du opprette en kreditnota på hele eller deler av fakturaen for å rette opp eventuelle feil.
Innsigelse gir ingen fribillett
Det er viktig å huske at en innsigelse fra kunden ikke fritar dem fra kravet. Kunden er fortsatt forpliktet til å betale for det de har mottatt, med mindre innsigelsen viser at det faktisk er gjort en feil. Hvis kunden bestrider kravet, må de komme med en begrunnet innsigelse som du kan vurdere. I mange tilfeller er det mulig å finne en løsning uten å måtte gå til Forliksrådet, men du bør alltid være forberedt på å stå på ditt dersom du mener at kravet er rettmessig.
Så neste gang en kunde bestrider en faktura, vet du hva du skal gjøre: lytt, vurder innsigelsen nøye, og finn en løsning som både du og kunden kan leve med. Og husk, med Fakturert.no har du et system som gjør denne prosessen enklere å håndtere.
Comments